Yazı İşleri ve Kararlar Şube Müdürlüğü

GENEL BİLGİLER

Yazı İşleri ve Kararlar Şube Müdürlüğümüz;
• 1 Şube Müdürü
• 3 Şef
• 18 Personel
Toplam 22 kişi ile hizmet vermektedir.
 

1) 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu ve Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği çerçevesinde Meclis toplantılarının zamanında ve usulüne uygun olarak yapılmasını, çalışmaların eksiksiz yürütülmesini sağlamak.

2) 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu ve 5393 sayılı Belediye Kanunu çerçevesinde Encümen toplantılarının zamanında ve usulüne uygun olarak yapılmasını, çalışmaların eksiksiz yürütülmesini sağlamak.

3) Belediye arşiv hizmetlerinin “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” hükümleri çerçevesinde yürütülmesini sağlamak.

4) Birimiyle ve diğer kamu kurum ve kuruluşlarla ilgili genel yazışmaların yapılmasını sağlamak.

1) Kamu Kurumlarından gelen soru önergelerini ilgili birimlere yazmak ve gelen cevapları birleştirerek göndermek.

2) DETSİS programı ile ilgili işlemleri yürütmek ve veri girişlerini yapmak.

3) Büyükşehir Belediye Meclisi gündemine alınması gereken; İlçe Belediye Meclis Kararları ile Belediyemiz birimlerinden gönderilen Başkanlık Makamından havaleli tekliflerin ve ihtisas komisyonlarından gelen evrakların tetkiki ile Meclis gündemini oluşturarak Belediye Başkanının imzasına sunmak.

4) Yapılacak olan Meclis toplantısı gündeminin, Meclis Üyelerine ve vatandaşa Belediyemizin web sitesi, elektronik posta vb. yöntemler kullanılarak duyurulmasını sağlamak.

5) Meclis Kararlarının ilgili kanun hükümleri kapsamında yazarak, kontrolünü yapmak.

6) Meclis toplantısı esnasında alınan ses ve görüntü kayıtlarını dinleyerek, zaptı çözmek ve yazılı hale getirmek.

7) Hazırlanan Meclis Kararlarını divan kâtiplerine, Meclis Başkanı ile Belediye Başkanına imzalatarak gerekli diğer iş ve işlemleri yapmak.

8) Meclis Üyelerince verilen ve Başkanlık Makamına havale edilen yazılı ve sözlü önergelerin tetkik edilerek ilgili birimlere gönderilmesini ve önergeler hakkında birimlerden gelen cevap yazıları ile ilgili meclis üyelerine bilgi vermek.

9) İhtisas komisyonları toplantılarının zamanı ve yeri ile ilgili komisyon üyeleri, bürokrat ve kurum/kuruluş temsilcilerini bilgilendirmek, ilgili komisyonlara havale edilen evrakların görüşülmesi ve raporlanması konusunda sekretarya işlemlerini yürütmek.

10) Meclis Üyelerinin özlük bilgilerini tutmak.

11) Meclis ve ihtisas komisyonlarının huzur hakkı tutanaklarını hazırlayarak ilgili birime göndermek.

12) Meclis Üyeleri ile ilgili diğer iş ve işlemleri yapmak.

13) Belediye Başkanı tarafından belirlenen Encümen Üyeleri ile ilgili yazışmaları yapmak.

14) Başkanlık Makamından Encümen gündemine alınması için havale edilen birimlere ait teklifleri tetkik ederek Encümen gündemini oluşturmak ve Belediye Başkanının imzasına sunmak.

15) Encümen gündemi, toplantının yeri ve zamanı ile ilgili encümen üyelerini bilgilendirmek.

16) Büyükşehir Belediye Encümeni tarafından alınan kararların ilgili kanun hükümleri kapsamında yazarak gerekli diğer iş ve işlemleri yapmak.

17) Encümen toplantısına katılan üyelerin aylık katılım cetvellerinin hazırlamak ve ilgili birime göndermek.

18) Birimlere Standart Dosya Planı Kodu vermek ve Standart Dosya Planına uygun dosyalama yapılmasını sağlamak.

19) Devlet Arşivleri Başkanlığının Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre kurum arşivinde saklama sürelerini tamamlamış olan evraklar için birimler tarafından imha komisyonunun oluşturulmasını sağlamak.

20) İmha Komisyonları ile birlikte imha listelerinin hazırlanmasını ve onaylanmasını sağlamak; Devlet Arşivleri Başkanlığından “uygun görüş onayı” ile gelen imha listelerindeki evrakların imhası ile ilgili işlemleri yapmak.

21) Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğe göre birim ve kurum arşivindeki diğer iş ve işlemleri yürütmek.

22) Yılsonu itibarıyla Arşiv Hizmetleri Faaliyet Raporunu hazırlayıp, ocak ayında Devlet Arşivleri Başkanlığına göndermek.

23) Kurum arşivinde bulunan evrakları tarayıp dijital ortama aktarmak.

24) Müdürlüklerde ortak yürütülen faaliyetleri gerçekleştirmek.

GENEL BİLGİLER

Yazı İşleri ve Kararlar Şube Müdürlüğümüz;
• 1 Şube Müdürü
• 3 Şef
• 18 Personel
Toplam 22 kişi ile hizmet vermektedir.