Yönetim Sistemleri ve Süreç İyileştirme Şube Müdürlüğü

İdari Bilgiler

1 Şube Müdürü (Çevre Yük. Müh.), 4 Endüstri Mühendisi, 1 Tekstil Mühendisi,  1 Uzman Matematik Öğretmeni, 2 Tekniker, 1 Teknisyen ve 1 Ofis Hizmetleri olmak üzere toplamda 11 kişi ile hizmet vermektedir.

Kurumsal Yönetim ve Süreç İyileştirme Hizmet Alanları

1. Entegre Yönetim Sistemleri (EYS) ve Koordinasyonu

• Entegre Yönetim Sistemlerinin Koordinasyonu: Uluslararası standartlara ve BBB hedeflerine uygun yönetim sistemlerini tasarlamak; ISO 9001, 14001, 10002, 45001 ve 50001 standartlarının koordinasyonunu sağlayarak belge gerekliliklerini yerine getirmek, dış denetim ve sertifikasyon süreçlerini yönetmek.
• Doküman Yönetim Sistemi (QDMS): Kurumsal hafızayı oluşturan tüm dokümanların (Yönetmelik, Yönerge, Prosedür, Talimat, Süreç Akışı ve Form) hiyerarşik yönetimini, kontrolünü ve dijital onay süreçlerini QDMS üzerinden yürütmek. Kurumsal çalışma yönetmelikleri için uygunluk kontrolü yapmak
• Tetkik ve Değerlendirme: İç ve dış tetkik süreçleri ile "Yönetimin Gözden Geçirmesi" faaliyetlerini planlamak; üst yönetime yönelik stratejik performans değerlendirme raporlarını hazırlamak.
• İyileştirme Modülleri (DİF ve Aksiyon): Denetim ve değerlendirmeler sonucu ortaya çıkan Düzeltici ve İyileştirici Faaliyetleri (DİF) yönetmek ve genel kurumsal iyileştirme aksiyonlarının takibini gerçekleştirmek.
• Kurumsal Risk Yönetimi: Birimlerle iş birliği içinde kurumsal riskleri tanımlamak, analiz etmek ve riskleri kabul edilebilir seviyelere indirecek aksiyon planlarını oluşturmak.
• Kamu Hizmet Standartları (KAHİS): Vatandaşa sunulan hizmetlerin taahhüt edilen süre ve şartlarda gerçekleşmesini sağlayan standartları oluşturmak, güncelliğini takip etmek ve yayımlamak.
• Eğitim ve Farkındalık: Personelin yönetim sistemleri standartları, uygulama pratikleri ve kurumsal etik konularındaki yetkinliğini artırmaya yönelik programlar düzenlemek.

2. Süreç Yönetimi ve Organizasyon

• Süreç Odaklı Organizasyon: Mevcut organizasyon yapısını süreçlerle yönetim modeline uygun hale getirmek; iş akışlarını ve organizasyonel şemaları bu odakla yapılandırmak.
• Performans Göstergeleri (KPI) Yönetimi: Süreçlerin şeffaf, ölçülebilir ve objektif verilerle takibi için KPI setleri oluşturmak ve veri analitiği yöntemleriyle süreç verimliliğini izlemek.
• Sürekli İyileştirme Faaliyetleri: Süreç performans verilerinden hareketle, verimlilik artırıcı çalışmaları planlamak ve kurumsal gelişimin sürekliliğini sağlamak.

3. Paydaş Algı ve Memnuniyet Yönetimi

• Algı ve Memnuniyet Ölçümü: Vatandaş, çalışan ve dış paydaşlara yönelik memnuniyet ölçümlerini (anket, saha araştırması vb.) koordine etmek ve uygulamak.
• Analiz ve Raporlama: Ölçüm sonuçlarını analitik yöntemlerle çözümleyerek kurumun güçlü yönlerini ve gelişim alanlarını raporlamak.
• Aksiyon Planlama ve Takip: Paydaş geri bildirimlerinden elde edilen veriler ışığında iyileştirme planları oluşturmak ve bu aksiyonların gerçekleşme durumlarını sistematik olarak izlemek.

Görev Yetki ve Sorumluluklar

• Uluslararası standartlara uygun ve aynı zamanda BBB tarafından hedeflenen bir kalite yönetim sistemini yapılandırmak, kurumun entegre yönetim sistemi kapsamındaki yönetim standartlarının yerine getirilmesini, uygulanmasını, sürekli iyileştirilmesini ve sertifikasyon süreçlerinin yönetilmesini sağlamak.
• Yönetim sistemi standartlarını gereklerini yerine getirmek üzere entegre yönetim sisteminin koordinasyonunu ve kurumda etkin bir şekilde uygulanmasını sağlamak.
• Yönetim sistemleri ile kurumdaki süreçlere ait şeffaf ve objektif verilerin elde edilmesini sağlayarak karar ve iş süreçlerinin kalitesini arttırmak, izlenmesini ve iyileştirilmesini sağlamak, yapılan tüm çalışmaların izleme raporlarını ve sonuçlarını, üst yönetime sunmak.
• Ulusal politika, strateji belgeleri, yasal düzenlemeler ve kamu yönetimi ilkelerine uygun, BBB kurumsal stratejik hedefleri ile uyumlu yönetim sistemleri politikaları geliştirmek, üst yönetim onayına sunmak, onaylanan politikaların uygulanmasını sağlamak, BBB kurumsal Web sitesinde yayımlayarak erişime sunmak, personel ve kamuoyu ile paylaşmak.
• Daire başkanlığı görev, yetki ve sorumluluk esaslarına ilişkin yönetmeliklerin şekil uygunluğunu kontrol etmek; diğer yönetmelik ve yönergeler dahil tümünün doküman yazılım sistemi üzerinde dokümante edilmesini ve onaylanmasını sağlamak.
• Entegre yönetim sistemi el kitabı, yönetmelik, yönerge,  prosedür, talimat, kurumsal süreç, iş akışı, organizasyon şeması ve görev tanımlarının standartlara uygun şekilde dokümante edilmesini ve güncellenmesini sağlamak.
• Kamu hizmet standartlarının (KAHİS) oluşturulmasını koordine etmek, bu standartların BBB internet sitesinde yayımlanmasını sağlayarak kamuoyu ile paylaşmak, güncelliğini takip etmek.
• Entegre yönetim sistemi doküman yazılımını (QDMS) yönetmek, kurum çalışanlarının erişimini sağlamak, çalışanların program kullanım yetkilerini düzenlemek ve yazılımın güncelliğini sağlamak.
• Kurumsal performans yönetimini diğer müdürlük ile koordinasyon halinde yönetmek; entegre yönetim sisteminin etkinliğini değerlendirmek üzere, süreç ve entegre yönetim sistemi (EYS) performans göstergelerinin belirlenmesini sağlamak, gösterge gerçekleşme oranlarının belirli periyotlar halinde izlemesini ve takibini sağlamak, raporlamak.
• BBB birimlerinin paydaş memnuniyeti anket uygulama planlarını hazırlamak paydaş memnuniyet anketlerini çevrimiçi veya yüz yüze uygulamak/uygulatmak, sonuçları analiz etmek, iyileştirme alanlarını belirlemek,  ilgili birimine ve üst yönetime sunmak.
• Yönetim sistemlerinin iç ve dış tetkik süreçlerini etkin bir şekilde planlamak, temel ve iç tetkik eğitimlerini düzenlemek, iç tetkikçileri belirlemek, tetkik programını oluşturmak, tetkik raporlarını birimlere göndermek, iç ve dış tetkik denetimlerde uygunsuzluk tespit edilmesi halinde düzeltici ve önleyici iyileştirme faaliyetlerini belirlenmek ve uygulanmasını sağlamak.
• Performans göstergeleri (KPI), vatandaş geri bildirimleri ve iç/dış tetkik bulgularına dayalı olarak BBB hizmet süreçlerinin iyileştirilmesi için kurumun tüm süreçlerinin gözden geçirilmesi, süreçlerin dökümante edilmesi, sorumlularının atanması, düzenli olarak izlenmesi ve gerektiğinde iyileştirmelerin yapılmasını içeren süreç iyileştirme faaliyetlerini gerçekleştirmek, bunun için gerekli kurumsal metodolojiyi belirlemek, süreç iyileştirme çalışmalarında ortaya çıkan iyileştirme fırsatlarını tespit ederek, süreç iyileştirme planlarının oluşturulmasını ve uygulanmasını sağlamak.
• Gerekmesi halinde kurumsal verimliliği artırmak amacı ile süreçlerde zaman ve iş etütleri yaparak standartlar oluşturmak, kaynak ihtiyacını belirlemek.
• BBB kurumsal risklerini belirlemek, analiz edilmesini, izlenmesini ve kontrol edilmesini sağlamak amacıyla ilgili birimlerle iş birliği yaparak riskleri tanımlamak, sınıflandırılması ve değerlendirilmesini sağlamak, karşılaşılan riskler için uygun yönetim stratejileri geliştirmek, bu risklerin kabul edilebilir seviyelere indirilmesi amacıyla aksiyon planları oluşturmak.
• Kurum çalışanlarının entegre yönetim sistemlerine ilişkin bilgi düzeyini artırmak için eğitim programları düzenlemek, yönetim sistemleri standart ve süreçleri ile kamu hizmeti etiği, vatandaş memnuniyeti ve kurum kaynaklarının verimli kullanımına yönelik farkındalık oluşturmak.
• Müdürlüklerde ortak yürütülen faaliyetleri gerçekleştirmek.

İdari Bilgiler

1 Şube Müdürü (Çevre Yük. Müh.), 4 Endüstri Mühendisi, 1 Tekstil Mühendisi,  1 Uzman Matematik Öğretmeni, 2 Tekniker, 1 Teknisyen ve 1 Ofis Hizmetleri olmak üzere toplamda 11 kişi ile hizmet vermektedir.

• 2023 Yılı Faaliyet Raporu
• 2024 Yılı Faaliyet Raporu

• Kurumsal Yönetim Sistemleri